Privacyverklaring - Verwerking persoonsgegevens

Voorafgaande uiteenzetting

De VZW DIENST 112 AVELGEM, met maatschappelijke zetel te 9080 Lochristi, Antwerpse Steenweg 19 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer BE0508.594.853, streeft er naar om diensten van hoge kwaliteit te leveren en hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen en/of onrechtmatige verwerkingen.

Met deze privacyverklaring willen wij u informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens.

Mogen wij u dan ook vragen om deze privacyverklaring aandachtig te lezen, vermits dit essentiële informatie bevat over hoe en waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt. Door het meedelen van uw persoonsgegeven verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring en gaat u er tevens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.
Indien een patiënt beroep doet op de diensten van VZW DIENST 112 AVELGEM, dan gaat deze patiënt impliciet een verbintenis aan waarbij de verwerking van gegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Gelet op de aard van de opdrachten, wordt de toestemming van de patiënt stilzwijgend aangenomen.

1. Wie zijn we?

De VZW DIENST 112 AVELGEM is een erkende 112-ambulancedienst die zich richt op het verlenen van dringende geneeskundige hulpverlening conform de wet van 8 juli 1964 betreffende de dringende geneeskundige hulpverlening.

Om gebruik te kunnen maken van onze diensten, en deze met de beste zorg en professionaliteit uit te voeren, hebben wij uw persoonsgegevens nodig, waarmee wij u kunnen identificeren als patiënt, leverancier, individu, ...

Binnen onze dienst zijn de gegevens alleen toegankelijk voor de verantwoordelijke personen die daar naargelang van hun taken toegang toe moeten hebben voor de organisatie van onze diensten, deze op te volgen of te verzorgen, of de administratie en facturatie te doen. Wij garanderen een dergelijk hoog niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze verantwoordelijke personen, die gelijkaardig zijn aan deze privacyverklaring.

Indien u bijkomende vragen heeft en/of meer informatie wenst, kunt u ons steeds contacteren op het volgende e-mailadres: info@112-avelgem.be

2. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren en die verwerking van persoonsgegevens tot gevolg heeft.

3. Verwerkingsverantwoordelijke

De VZW DIENST 112 AVELGEM met maatschappelijke zetel te 9080 Lochristi, Antwerpse Steenweg 19 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer BE0508.594.853 is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.
Zowel bij de verzameling als de verwerking van uw persoonsgegevens wordt de Belgische regelgeving inzake bescherming van de persoonsgegevens, alsook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens) en alle overige nationale of Europese regels die deze regelgeving implementeren, gerespecteerd.

4. Persoonsgegevens die worden verzameld

4.1. Gegevens die wij rechtstreeks verzamelen.

Tijdens het uitoefenen van de dagdagelijkse activiteiten maakt VZW DIENST 112 AVELGEM gebruik van diverse persoonsgegevens. In concreto worden volgende gegevens verzameld van verschillende categorieën personen zijnde:

Leveranciers:

• Identificatiegegevens: (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres)
• Financiële en administratieve gegevens: (maatschappelijke zetel, bankrekeningnummer, BTW-nummer).
• Andere gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden bepaald of opgelegd door de wet.

Zakelijke samenwerkingsverbanden:

• Identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres)
• Financiële en administratieve gegevens (maatschappelijke zetel, bankrekeningnummer, BTW-nummer);
• Andere gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden bepaald of opgelegd door de wet.

Patiënten:

• Identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer, rijksregisternummer);
• Financiële en administratieve gegevens;
• Sociale gegevens;
• Gevoelige gegevens (gezondheidgerelateerde informatie);
• Andere gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden bepaald of opgelegd door de wet.

Medewerkers:

Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in een Policy Gegevensbescherming voor medewerkers.

Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan

4.2. Publieke gegevens en gegevens die we onrechtstreeks verzamelen.

Onze onderneming verwerkt tevens publieke gegevens. Publieke gegevens kunnen zowel betrekking hebben op gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van een benoeming als bestuurder van een vennootschap, of op gegevens die de klant zelf publiek heeft gemaakt (bijvoorbeeld: online), als op gegevens die publiek zijn bijvoorbeeld omdat ze algemeen bekend zijn in de streek of omdat ze in de pers verschenen zijn.
Publieke gegevens kunnen ook betrekking hebben op informatie die beschikbaar is op bijvoorbeeld de Kruispuntbank van Ondernemingen en databases als Graydon, Companyweb, ….

5. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond

De wettelijke grondslag voor het verzamelen van persoonsgegevens is variërend naar gelang de aard van de overeenkomst.

5.1. Leveranciers en zakelijke samenwerkingsverbanden

Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemer(s), hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen.

De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers, de boekhouding, direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie, het beantwoorden van vragen en klachten en het voorkomen van misbruik van onze diensten.

De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.

5.2. Patiënten in het kader van de dringende geneeskundige dienstverlening

Indien een patiënt beroep doet op de diensten van VZW DIENST 112 AVELGEM, dan gaat deze patiënt impliciet een verbintenis aan waarbij de verwerking van gegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van deze overeenkomst. Gelet op de aard van de opdrachten, wordt de toestemming van de patiënt stilzwijgend aangenomen. Bij het aangaan van de dienstverlening stemt de patiënt in, maar hij behoudt zijn recht om later zijn toestemming te wijzigen.
Vermits ook minderjarigen tot het cliënteel behoren, komt het recht om de toestemming tot gegevensverwerking achteraf te schrappen of te wijzigen aan de ouders of voogden toe.

De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomst en de verdere opvolging ervan, het klantenbeheer, de boekhouding, het beantwoorden van vragen en klachten en het voorkomen van misbruik van onze diensten.

De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.

6. Medisch beroepsgeheim

Medewerkers en vertegenwoordigers van VZW DIENST 112 AVELGEM dienen zich te houden aan het (wettelijke) beroepsgeheim inzake medische informatie.
Het geheimhouden van medische informatie welke voortvloeit uit de opdrachten van niet-dringende aard wordt contractueel geregeld. Werknemers ondertekenen bij hun samenwerking een overeenkomst die het recht op (medische) privacy afdwingbaar maakt voor de patiënt en eveneens een basis vormt voor de sanctionering van mogelijkse overtredingen.

Opdrachten van dringende aard vallen onder het toepassingsgebied van het Belgische Strafwetboek. Meer in het bijzonder beschermt artikel 458 SW de inhoud van het medisch beroepsgeheim en creëert tevens een wettelijke basis om dit recht af te dwingen.

7. Bewaartijd

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.

Gegevens van leveranciers of zakelijke samenwerkingsverbanden worden na een termijn van 10 jaar na het beëindigen van de overeenkomst.

Gegevens van patiënten worden bewaard voor zolang als nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst.

Hierop wordt een uitzondering gemaakt voor wat de betreft de persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of inden er een geschil waarvoor de persoonsgegevens noodzakelijk zijn, hangende is.

8. Wie krijgt kennis van de persoonsgegevens?

Graag blijven wij duidelijk en transparant over het gebruik van uw persoonsgegevens. De gegevens die u ons heeft verstrekt, zullen enkel worden gebruikt voor de doeleinden die voorheen werden genoemd.

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, advocaten, evenals door de overheid.

Zo worden patiëntengegevens die voortvloeien uit dringende opdrachten uitgaande van de Noodcentrale 112 schriftelijk geregistreerd en ter beschikking gesteld van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid.

Om de gegevensbescherming ten volle te garanderen streeft VZW DIENST 112 AVELGEM tevens naar een maximale participatie van bedrijven en partners die eveneens toezien op een adequaat nastreven van de toepasselijke regelgeving.
Het is tevens mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

In geen geval zullen wij, zonder uw voorafgaande toestemming, uw persoonsgegevens verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan derden.

9. RECHTEN

Overeenkomstig de huidige Belgische privacywetgeving alsook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens) beschikt u over de volgende rechten:

Recht op inzage

U heeft op elk ogenblik het recht om kosteloos zijn persoonsgegevens te raadplegen.

Recht op verbetering

Daarnaast heeft u ook het recht om kosteloos alle onjuiste of onvolledig verwerkte persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen. Daarbij kan u tevens vragen dat uw persoonsgegeven tijdelijk niet verder verwerkt worden, behalve in een aantal wettelijk bepaalde gevallen, totdat de juistheid van zijn persoonsgegevens werd gecontroleerd.

Slechts indien de verwerkingsverantwoordelijke vaststelt dat de persoonsgegevens inderdaad onjuist of onvolledig zijn, moeten zij worden verbeterd of aangevuld.

Recht op verwijdering of beperking

U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens)

Het verwijderen of beperken van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn, kan worden geweigerd indien deze gegevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang de gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld worden.

Recht op overdraagbaarheid van de persoonsgegevens

U heeft voorts het recht om te vragen dat de verwerkingsverantwoordelijke een kopie van uw persoonsgegevens overmaakt aan u en/of rechtstreeks aan een andere instelling of persoon naar uw keuze, en dit in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm.

Dit recht geldt evenwel enkel voor persoonsgegevens verstrekt door men die via geautomatiseerde procedés verwerkt worden, enkel op grond van een uitdrukkelijke toestemming van men én voor zover de overdracht de privacy van anderen niet nadelig beïnvloedt.

Recht van intrekking van de toestemming

Wanneer de verwerking van de persoonsgegevens gebaseerd is op voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om deze toestemming in te trekken.

Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.

Recht van bezwaar

U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven.

Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.

Indien u één of meerdere van deze rechten wil uitoefenen, dient men contact op te nemen met het bovenstaand contactadres en duidelijk te specifiëren welk recht u wenst uit te oefenen.

Na indiening van uw verzoek, zal u een ontvangstbevestiging ontvangen en zal de verwerkingsverantwoordelijke zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand na het verzoek, laten weten welk gevolg aan het verzoek zal worden gegeven. Bij complexe of veelvuldige aanvragen kan deze termijn verlengd worden tot drie maanden na de indiening van het verzoek. De verwerkingsverantwoordelijke zal u hiervan op de hoogte brengen.

Indien u van oordeel zou zijn dat de bepalingen van deze privacyverklaring of van de GDPR niet worden nageleefd of ander redenen tot klagen heeft omtrent de bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer, kan u zich rechtstreeks wenden tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (Tel.:+322/274.48.00;Fax:+322/274.48.35,e-mail: contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be )

10. Bescherming van de persoonsgegevens

Binnen onze onderneming worden er diverse systemen gehanteerd om de persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, onbevoegde toegang, kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
Zo worden er verschillende organisatorische maatregelen genomen zoals contractuele maatregelen en richtlijnen voor werknemers en derden, een duidelijk beleid inzake gegevensbescherming (uitwisseling, vernietiging, retentie,…), is er een aanstelling van een veiligheidsconsulent en worden er meldingsprocedures en veiligheids- en risicoplannen opgesteld. Tevens zal er een lijst worden opgesteld van de namen en hoedanigheden van personen die gezondheidsgegevens verwerken.

Er worden eveneens technische maatregelen voorzien. Zo worden er maatregelen genomen in geval van brand, inbraak of waterschade, is er een back-upsysteem, toegangscontrole (fysiek en logisch) en een authentificatiesysteem voorzien. Daarnaast is er tevens een wachtwoord- en user-idbeleid en wordt er gebruik gemaakt van een antivirus, Fire Wall, ISO en certificaten.
In geen geval kan onze onderneming aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens. VZW DIENST 112 AVELGEM verbindt er zich evenwel toe om zorgvuldig te opteren voor partners met soortgelijke verklaringen.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van onze onderneming gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zullen wij onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal u in kennis worden gesteld van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

11. RECHTSTOEPASSING EN GESCHIL VOOR DE RECHTBANK

Gelet op het wettelijke karakter van deze privacyverklaring behoort het tot de mogelijkheden om bij wijze van geschil zich te wenden tot de bevoegde rechtbanken van het desbetreffende gerechtelijke arrondissement teneinde deze zich uitspreekt over de uitvoering en interpretatie van het wettelijk kader.

12. CONTACTGEGEVENS

Indien u na het lezen van deze privacyverklaring verdere vragen of opmerkingen heeft betreffende de verwerking en verzameling van uw persoonsgegevens, kan u zich steeds wenden tot:

Dienst 112 Avelgem vzw
Antwerpse Steenweg 19
9080 Lochristi
info@112-avelgem.be

Indien u vragen heeft over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, kunt u terecht bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (Tel.:+322/274.48.00; Fax:+322/274.48.35, e-mail: contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be )